בקצרה
תוכנה לניהול מרפאת שיניים מרכזת במקום אחד את היומן, תיק המטופל, תוכניות הטיפול בצלב שיניים, הקשר עם המטופלים והחשבוניות. כשבוחרים תוכנה כדאי לבדוק תשעה דברים: ענן או התקנה מקומית, וואטסאפ רשמי לתזכורות, צלב שיניים ותוכנית טיפול, חיבור לתוכנת הרנטגן, חשבוניות באישור רשות המיסים, העברת הנתונים מהתוכנה הקודמת, אבטחת מידע לפי תקן ISO 27799 לתחום הבריאות, עבודה מול חברות ביטוח, ומערך תמיכה והטמעה.
9 דברים לבדוק בתוכנה לניהול מרפאת שיניים
1. ענן או תוכנה מותקנת
תוכנה בענן עובדת בדפדפן מכל מכשיר, והספק אחראי על השרת, הגיבוי והעדכונים. תוכנה מותקנת עובדת ממחשבי המרפאה, ובדרך כלל דורשת שרת וגיבוי שהמרפאה אחראית עליהם.שאלה להדגמה: איפה נשמרים הנתונים, מי מגבה אותם, ואפשר לעבוד מהבית?
2. תזכורות ואישורי הגעה בוואטסאפ
תזכורות בוואטסאפ חוסכות לצוות הקבלה את שיחות האישור. ההבדל החשוב הוא אם התזכורות יוצאות אוטומטית מהוואטסאפ הרשמי של המרפאה, ואם אישור ההגעה מתעדכן ביומן בלי שמישהו יקליד אותו.שאלה להדגמה: התזכורות יוצאות אוטומטית? אישור ההגעה מתעדכן ביומן לבד?
3. צלב שיניים ותוכנית טיפול
תוכנית טיפול טובה נבנית על צלב שיניים לפי משנן, ומשם מתעדים את הטיפולים שבוצעו. כדאי לבדוק גם איך התוכנית מגיעה למטופל: הדפסה, או הצעת מחיר מסודרת בוואטסאפ ובמייל.שאלה להדגמה: איך שולחים למטופל את תוכנית הטיפול?
4. חיבור לתוכנת הרנטגן
אם במרפאה כבר יש תוכנת רנטגן, חשוב לבדוק שהחיבור אליה דו-כיווני: שהגלריה נפתחת מתוך תיק המטופל, ושצילומים חדשים נשמרים בתיק בלי ייצוא ידני.שאלה להדגמה: עם איזו תוכנת רנטגן אתם עובדים, והחיבור עובד בשני הכיוונים?
5. חשבוניות וקבלת תשלום
התוכנה צריכה להפיק חשבוניות מס באישור רשות המיסים ולעבוד לפי מודל חשבונית ישראל, כדי שלא תצטרכו תוכנת חשבוניות נפרדת.שאלה להדגמה: התוכנה מאושרת ברשות המיסים? מה מספר האישור?
6. העברת נתונים מהתוכנה הקודמת
כדאי לשאול מה בדיוק עובר (תיקים רפואיים, היסטוריית טיפולים, חשבוניות שהופקו בעבר), מי מבצע את ההעברה, ואם הספק כבר העביר מרפאות מהתוכנה שלכם.שאלה להדגמה: מי מעביר את הנתונים, ומה עובר?
7. אבטחת מידע
לאבטחת מידע רפואי יש תקן משלו: ISO 27799, לצד ISO 27001. כדאי לבדוק גם הרשאות לכל איש צוות, אימות דו-שלבי וגיבוי מוצפן.שאלה להדגמה: לאילו תקנים יש לכם הסמכה?
8. עבודה מול חברות ביטוח
מרפאות שעובדות מול חברות ביטוח שולחות להן תוכניות טיפול, צילומים וסיכומים. כדאי לבדוק איך שולחים אותם מהתוכנה, ומה עדיין נעשה ידנית.שאלה להדגמה: איך עובדים מול חברות הביטוח שאנחנו עובדים איתן?
9. מערך תמיכה והטמעה
ביום עמוס במרפאה חשוב לדעת שיש למי לפנות. כדאי לבדוק שלספק יש צוות תמיכה שמכיר את העבודה של מרפאה, ומערך תמיכה שזמין למרפאה כשהיא צריכה אותו, וגם תהליך הטמעה מסודר, בליווי צוות שכבר העביר מרפאות מתוכנה דומה לשלכם ובגודל דומה.שאלה להדגמה: איך בנוי מערך התמיכה שלכם, ואיך נראה תהליך ההטמעה?
